Създаване на циркулярно писмо

Циркулярното писмо е текстов документ, състоящ се от постоянна част и част, която се променя във всяко копие. При него се осъществява връзка към  файл, който съдържа различна информация за всяко копие. Този файл може да бъде таблица от текстов документ, електронна таблица, база от данни и др. В този урок ще разгледате как се създава циркулярно писмо с програмата MS Word, в което основния текст е един и същ, а се променя името и адреса на получателя.

Основни етапи при създаването на циркулярни писма.

Циркулярни писма се създават и оформят с бутоните и командите на менюто MAILINGS

  1. Създаване на основен документ

Задача 1. Създайте текстов документ от тип Letters с програмата MS Word. Съхранете файла с име pismo.docx във вашата работна папка.

За основен документ можете да използвате готов шаблон или да създадете нов текстов документ. Той съдържа текст или графични изображения, еднакви за всички копия . Програмата позволява да се избират различни типове документи. Типът документ се избира от падащото меню Start Mail Merge от панела Start Mail Merge.

2. Създаване и избор на файл (база данни) с информация.

В циркулярните писма може да се използват следните типове с данни:

  • електронни таблици създадени с MS Excel
  • таблица с база данни създадени с програмата MS Access
  • таблици с данни, създадени с програмата MS Word
  • текстови файлове
  • HTML файлове, които съдържат таблици

Задача 2. Създайте таблица (фиг. 2) с програмата MS Excel и въведете данни за пет души Име, Фамилия, Град, Адрес. Съхранете файла с име danni.xlsx във вашата работна папка.

Изборът на файла danni.xlsx се извършва с командата Use an Existing List от падащото меню Select Recipients от панела Start Mail Merge (фиг. 3). Отваря се диалоговият  прозорец Select Data Sourse, в който ще намерите файла. Отваря се диалогов прозорец Select Table, в който трябва да изберете таблицата на фиг. 4.

Когато се извършва свързване с файл с данни, може да не се обединява информацията от всички записи от тези данни в основния документ.

 

Това се извършва с бутона Edit Recipient List от панела Start Mail Merge. Отваря се диалоговият прозорец Mail Merge Recipients(фиг. 5)

Като в него можете:

  • да изберете отделни записи, като поставяте отметки от получателите, които трябва да се включат, и махнете отметките до получателите, които трябва да се изключат;
  • да филтрирате записите по определени критерии;
  • да сортирате записите в желан от вас ред;

3. Обединяване на основния текст и базата от данни

Това се осъществява с добавяне на полета в основния документ, в който се вмъква информацията от файла с данни. Полетата в основния документ отговарят на заглавията на колоните във файла с данни, който е избран.

Добавяне на полета се извършва с командите от панела Write&Insert Field (вмъкване на променливо поле)(фиг. 6).

Когато вмъкнете поле за циркулярно писмо в основния документ , името винаги е оградено с V-образни стрелки (фиг. 7). Те не се показват в готовите циркулярни писма, а само помагат да се различават полетата на основния документ от основния текст.

Видео

Когато се прави обединяването, информацията от първия ред във файла с данни  заменя полетата в основния документ, за да създаде първото готово циркулярно писмо. Информацията от втория ред във файла с данни заменя полетата, за да създаде второто циркулярно писмо, и т. н.

Оформяне на циркулярни писма

зад.5 от учебника

Визуализацията се извършва с бутона Preview Results от панела

Рreview Results от менюто Mailings (фиг. 9). За да се прелисти всеки обединен документ, се използват бутоните Next Record и Previos Record.

Задача 6 от учебника

Всеки обединен документ може да се отпечата или променя индивидуално. Отпечатването на циркулярните писма се извършва с командата Print Documents от падащото меню Finish & Merge на панела Finish (фиг. 10). Промяната на отделните копия се осъществява с командата Edit Individual Documents. Можете да изберете целия набор от документи или само копието, което се вижда в момента, или няколко копия, като посочите номера на записа. Копията, които редактирате, се записват като самостоятелен файл.

Когато се записва основният документ, се записва също и връзката му към файла с данни. Следващият път, когато той се отваря, програмата запитва дали информацията от файла с данни да бъде обединена отново с главния документ. Ако изберете Yes, документът се отваря с информацията от първия обединен запис. Ако изберете No, връзката между основния документ и файла с данни е прекъсната и той става стандартен документ за програмата Word.

 

 

 

Поредният Мрежа от училищни сайтове сайт